為貫徹落實(shí)西安分公司“效率、效能、效益”三效提升的精益運(yùn)營管理變革，加強(qiáng)法務(wù)、審計、內(nèi)控、風(fēng)險管理“四位一體”的合規(guī)體系建設(shè)，進(jìn)一步提升西安分公司檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，使公司各項(xiàng)經(jīng)營工作規(guī)范化、法治化、專業(yè)化。綜合管理部對標(biāo)對表一流、學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極推進(jìn)檔案管理工作，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求抓實(shí)各業(yè)務(wù)單元業(yè)務(wù)票據(jù)管理，進(jìn)一步完善了公司檔案管理體系，加快了智慧檔案館建設(shè)步伐，使檔案管理工作在公司不斷升級換擋，為企業(yè)的發(fā)展注入強(qiáng)大動力。
創(chuàng)新理念領(lǐng)航 鑄就品質(zhì)標(biāo)桿
西安分公司以創(chuàng)新理念為帆，領(lǐng)航檔案管理的新方向，聚焦往年檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，下決心、下功夫、下力氣真抓實(shí)改，不折不扣整改到位。一方面，通過精心策劃的檔案管理制度評審會，統(tǒng)一檔案管理團(tuán)隊的思想與認(rèn)知，為全員植入了深厚的證據(jù)意識與檔案管理意識，為檔案管理質(zhì)量的飛躍奠定了堅實(shí)基石。另一方面，強(qiáng)化檔案管理的組織架構(gòu)和人員配置，對經(jīng)營合同、托管公司、黨團(tuán)資料、策略計劃等關(guān)鍵內(nèi)容實(shí)施了精細(xì)化的分類管控。全面梳理并制定了詳盡的檔案清單，確保每一份檔案資料都呈現(xiàn)出全面、真實(shí)、詳細(xì)、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，構(gòu)筑起檔案可追溯性與連續(xù)性的雙重保障。
精耕票據(jù)規(guī)范 壓實(shí)工作責(zé)任
西安分公司深入推行票據(jù)管理的規(guī)范化建設(shè)。隨著新檔案室的落成，公司特意指派專人負(fù)責(zé)對物流庫房及銷售單元的歷史票據(jù)與檔案進(jìn)行系統(tǒng)梳理，特別是對外業(yè)務(wù)類檔案資料，確保每一份文件的準(zhǔn)確性與完整性。一方面，綜合管理部嚴(yán)格對照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，加大收集力度，緊扣時間節(jié)點(diǎn)開展檔案的移交、接收工作。另一方面，緊密圍繞西安分公司經(jīng)營工作檔案管理需求，細(xì)分檔案品類，豐富檔案資源，切實(shí)加強(qiáng)西安分公司經(jīng)營業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和有序性，務(wù)求工作實(shí)效。通過對檔案清單的逐一核對與確認(rèn)，以及與各業(yè)務(wù)單元的積極溝通與指導(dǎo)，不僅強(qiáng)化了檔案資料的管理，更實(shí)現(xiàn)了檔案管理的全面化、連續(xù)化與規(guī)范化。
革新管理流程 提升服務(wù)水平
西安分公司以流程優(yōu)化為引擎，驅(qū)動檔案管理服務(wù)向著更高效、更精準(zhǔn)的方向疾馳。一方面精心修訂了《檔案管理制度》，覆蓋檔案生命周期的每一個角落，從收集、整理到歸檔，再到最后的利用，每一步都嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保檔案管理的精確無誤。另一方面開展了《檔案管理任職培訓(xùn)學(xué)習(xí)》與《國家保密法》等專業(yè)培訓(xùn)，使公司各級檔案管理人員不僅將檔案管理的知識與技能內(nèi)化于心，更是成為業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)意識強(qiáng)烈的檔案守護(hù)者。同時，建立了電子目錄與電子檔案管理，為檔案管理插上了智慧的翅膀，使得查詢與利用檔案變得輕松自如，極大地提升了工作效率，也有效降低了管理成本，為檔案管理帶來了革命性的變化。
優(yōu)化安全體系 筑牢信息堡壘
西安分公司為構(gòu)筑檔案管理安全防線，確保每一份檔案信息固若金湯，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施上下足功夫。增設(shè)先進(jìn)的存儲設(shè)施，配備齊全的消防與防蟲設(shè)備，為檔案的安全存儲提供了堅實(shí)保障；精益求精，建立完備的安全管理制度；檔案室內(nèi)監(jiān)控設(shè)施的全面覆蓋，對檔案室進(jìn)行持續(xù)而嚴(yán)密的監(jiān)控與維護(hù)，使得任何潛在的安全隱患都無所遁形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即刻被高效處理，立體化的安全保障體系，不僅為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了有力支持，更以實(shí)際行動詮釋了“安全至上”的管理理念。
