為貫徹落實西安分公司“效率、效能、效益”三效提升的精益運營管理變革，加強法務、審計、內(nèi)控、風險管理“四位一體”的合規(guī)體系建設，進一步提升西安分公司檔案管理的科學化、規(guī)范化，使公司各項經(jīng)營工作規(guī)范化、法治化、專業(yè)化。綜合管理部對標對表一流、學習先進經(jīng)驗，積極推進檔案管理工作，以高標準、嚴要求抓實各業(yè)務單元業(yè)務票據(jù)管理，進一步完善了公司檔案管理體系，加快了智慧檔案館建設步伐，使檔案管理工作在公司不斷升級換擋，為企業(yè)的發(fā)展注入強大動力。
創(chuàng)新理念領航 鑄就品質標桿
西安分公司以創(chuàng)新理念為帆，領航檔案管理的新方向，聚焦往年檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，下決心、下功夫、下力氣真抓實改，不折不扣整改到位。一方面，通過精心策劃的檔案管理制度評審會，統(tǒng)一檔案管理團隊的思想與認知，為全員植入了深厚的證據(jù)意識與檔案管理意識，為檔案管理質量的飛躍奠定了堅實基石。另一方面，強化檔案管理的組織架構和人員配置，對經(jīng)營合同、托管公司、黨團資料、策略計劃等關鍵內(nèi)容實施了精細化的分類管控。全面梳理并制定了詳盡的檔案清單，確保每一份檔案資料都呈現(xiàn)出全面、真實、詳細、準確的特點，構筑起檔案可追溯性與連續(xù)性的雙重保障。
精耕票據(jù)規(guī)范 壓實工作責任
西安分公司深入推行票據(jù)管理的規(guī)范化建設。隨著新檔案室的落成，公司特意指派專人負責對物流庫房及銷售單元的歷史票據(jù)與檔案進行系統(tǒng)梳理，特別是對外業(yè)務類檔案資料，確保每一份文件的準確性與完整性。一方面，綜合管理部嚴格對照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，加大收集力度，緊扣時間節(jié)點開展檔案的移交、接收工作。另一方面，緊密圍繞西安分公司經(jīng)營工作檔案管理需求，細分檔案品類，豐富檔案資源，切實加強西安分公司經(jīng)營業(yè)務檔案管理的科學性、規(guī)范性和有序性，務求工作實效。通過對檔案清單的逐一核對與確認，以及與各業(yè)務單元的積極溝通與指導，不僅強化了檔案資料的管理，更實現(xiàn)了檔案管理的全面化、連續(xù)化與規(guī)范化。
革新管理流程 提升服務水平
西安分公司以流程優(yōu)化為引擎，驅動檔案管理服務向著更高效、更精準的方向疾馳。一方面精心修訂了《檔案管理制度》，覆蓋檔案生命周期的每一個角落，從收集、整理到歸檔，再到最后的利用，每一步都嚴格遵循標準與規(guī)范，確保檔案管理的精確無誤。另一方面開展了《檔案管理任職培訓學習》與《國家保密法》等專業(yè)培訓，使公司各級檔案管理人員不僅將檔案管理的知識與技能內(nèi)化于心，更是成為業(yè)務精湛、服務意識強烈的檔案守護者。同時，建立了電子目錄與電子檔案管理，為檔案管理插上了智慧的翅膀，使得查詢與利用檔案變得輕松自如，極大地提升了工作效率，也有效降低了管理成本，為檔案管理帶來了革命性的變化。
優(yōu)化安全體系 筑牢信息堡壘
西安分公司為構筑檔案管理安全防線，確保每一份檔案信息固若金湯，在檔案管理基礎設施上下足功夫。增設先進的存儲設施，配備齊全的消防與防蟲設備，為檔案的安全存儲提供了堅實保障；精益求精，建立完備的安全管理制度；檔案室內(nèi)監(jiān)控設施的全面覆蓋，對檔案室進行持續(xù)而嚴密的監(jiān)控與維護，使得任何潛在的安全隱患都無所遁形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即刻被高效處理，立體化的安全保障體系，不僅為檔案管理工作的順利進行提供了有力支持，更以實際行動詮釋了“安全至上”的管理理念。
